As apresentações de PowerPoint são comuns desde a época da faculdade, onde você precisa apresentar trabalhos, até o mercado de trabalho, quando a apresentação passa a ser de um projeto, de resultados, entre outras. Mas, uma coisa é fato: você precisa aprender a fazer uma apresentação de PowerPoint de sucesso.
Isso porque, apresentações de má qualidade ou cheias de textos são massantes não despertam interesse de quem está assistindo. Para te auxiliar nessa jornada de aprendizagem, separamos 10 dicas essenciais para você aprender de uma vez por todas a criar apresentações memoráveis.
1. Antes de pensar nos slides da sua apresentação de PowerPoint, defina a sua mensagem principal
Um erro que muitas pessoas cometem ao criar uma apresentação de PowerPoint é iniciá-la pela criação dos slides. Na verdade, o ideal é que os slides e seu layout sejam os últimos a serem criados.
Você já assistiu uma palestra ou apresentação em que ficou o tempo todo vidrado, esperando o próximo slide ou a próxima fala do apresentador? Se sua resposta for positiva, provavelmente você assistiu uma apresentação que possuía dois pontos importantes: uma mensagem principal e uma história bem contada. Para conseguir chegar nesse nível de sofisticação em suas apresentações você deve:
Definir uma mensagem principal: Defina o que você quer passar como objetivo. Está será a mensagem que todos devem compreender ao final da apresentação de PowerPoint.
Conte uma boa história: Os melhores apresentadores costumam utilizar técnicas de Storytelling, ou seja, tratam suas apresentações como se fossem uma história, com início, meio e fim.
Depois de definir a sua mensagem principal, desdobre a apresentação em tópicos, criando um “esqueleto” do que quer transmitir. Lembre-se de contar uma história, que faça uma conexão entre os tópicos.
2. Evite grandes blocos de textos
Essa é uma dica de ouro! E se você aprender a dosar a quantidade de texto que usa nos slides, com certeza já fará uma apresentação bem melhor.
Ao apresentar os slides, é necessário que, na maior parte do tempo, a atenção esteja no apresentador, e no que ele está falando. Colocar muito texto nos slides faz com que o foco seja totalmente desviado para a leitura, deixando a fala em segundo plano. O cenário piora quando a fala diverge do texto, criando uma estranheza em quem está assistindo. Dessa forma o espectador não compreende completamente nem a fala, nem o texto.
Além disso, grandes blocos de texto não empolgam quem está assistindo, o que pode ser extremamente prejudicial para a apresentação. Isso porque, ele pode ser entretido por alguma outra coisa, como por exemplo, suas redes sociais no celular.
Sendo assim, utilize textos curtos, usando a estrutura de título, subtítulo e pequenas notas. Caso realmente precise apresentar muitos textos, busque quebrá-los em vários tópicos, separados por slides. Então passe os slides, conforme for apresentando os tópicos, isso deixará a apresentação de PowerPoint mais fluida.
Não se apoiar completamente no texto dos slides, também demonstra que o apresentador realmente domina o assunto que está apresentando, o que pode lhe garantir pontos numa apresentação da faculdade, ou do serviço.
3. Conheça seu público
Antes de criar um identidade visual para seus slides, é interessante que você conheça o seu público e o ambiente em que os slides serão apresentados. Isso porque, você pode utilizar isso a seu favor. Digamos que, por exemplo, você vai fazer uma apresentação sobre “O que é a área de Marketing” para estudantes do Ensino Médio. Esta apresentação poderá ser mais lúdica, contando com imagens mais divertidas e interessantes, e até mesmo utilizando GIFs e memes. Agora, se você vai apresentar os resultados do trimestre da sua área, para o seu diretor, você deverá adotar um tom mais sóbrio para a apresentação.
4. Defina uma identidade visual para a sua apresentação
É importante que você defina uma identidade visual para a sua apresentação ficar consistente. E não se preocupe, não precisa ser um designer ou profissional da área para criar uma identidade visual, basta escolher uma ou duas fontes, e algumas cores para seguir durante a apresentação. Se conseguir, crie também um conceito ou o tipo de imagens que vai utilizar. Por exemplo, você pode utilizar apenas imagens em preto e branco, e o destaque das imagens em colorido. O importante é que o espectador entenda que toda a apresentação possui o mesmo foco, e tem o mesmo objetivo. Misturar cores, fontes e estilos na mesma apresentação pode deixar o espectador confuso.
Lembre-se também de criar um estilo de slide para marcar as transições de tópico. Por exemplo, você pode intercalar duas cores, uma clara e outra escura, entre os tópicos. Dessa forma quem está assistindo vai entender que houve uma transição.
5. Utilize as imagens a seu favor
Antes de mais nada, sempre utilize um banco de imagem para suas apresentações. Hoje em dia, existem milhares de bancos de imagens gratuitos, que disponibilizam imagens de boa qualidade para utilização.
Apresentar uma imagem pixelada, em baixa qualidade, ou com marca d’água deixam sua apresentação pouco profissional. Encontre aqui uma lista de bancos de imagens para utilizar em sua apresentação de PowerPoint.
Utilize o layout dos slides e as imagens ao seu favor. Procure destacar a ideia central do slide, através da imagem utilizada. Por exemplo, se você está falando sobre penalidades do futebol, uma imagem de um cartão vermelho pode ilustrar bem o conteúdo.
Uma boa técnica é intercalar slides com fundo sólido, como por exemplo slides de uma cor só, com slides de imagens. Evite usar as imagens cortadas, ou no meio do slide. Uma dica é colocar a imagem ocupando todo o fundo da tela, e deixar o texto destacado em cima.
6. Atenção ao utilizar animações ou transições nos slides
Há algum tempo, era comum encontrar transições chamativas em cada novo slide e animações em todos os elementos. Existia ainda quem usasse efeitos sonoros durante a apresentação.
Hoje em dia, utilizar estes efeitos de modo desenfreado deixou de ser interessante. Sendo assim, busque não utilizar efeitos sonoros e utilize transições e animações sutis, que não tirem o foco de quem está assistindo. Além disso, é importante que os efeitos e transições “conversem” com todo o resto da apresentação, ou seja, que esteja dentro do conceito utilizado nos slides.
7. Não dependa exclusivamente de mídias de áudio e vídeo
Provavelmente você já presenciou uma apresentação ou palestra onde o apresentador tentou iniciar um vídeo, mas o som estava desligado. Às vezes, basta aumentar o volume e tudo está resolvido. Mas, em outros casos, o local pode não ter capacidade para reproduzir a mídia, ou é necessário chamar um terceiro para auxiliar.
Uma situação dessa acaba completamente com o fluxo da apresentação, dispersando as pessoas que estão assistindo e gastando o seu tempo de fala. Sendo assim, é ideal que todos os equipamentos sejam testados previamente e também é sempre bom ter um “plano B”, para o caso de não ser possível reproduzir o áudio ou vídeo.
Outra dica importante sobre este tipo de mídia é: não utilize o auto play. Utilizar a configuração “iniciar ao clique” tende ser mais segura, pois o apresentador pode controlar o momento em que deseja iniciar o vídeo, e não corre o risco de tentar dar o play, e passar sem querer para o próximo slide.
8. Treine bastante para sua apresentação de PowerPoint
Treinar, ensaiar e dominar o conteúdo, são ações fundamentais para uma boa apresentação. Se possível treine a apresentação com amigos ou familiares. Treinar na frente do espelho ou gravar o seu treino para analisar, também pode ser uma boa solução.
Garanta que você estará destacando e enfatizando os principais pontos da sua apresentação e verifique os trejeitos utilizados: falar muitas gírias, mexer as mãos e braços compulsivamente ou ficar com as mão no bolso podem atrapalhar o engajamento do público.
9. Fale devagar e “seja” natural
Muitas pessoas acabam falando rápido demais quando estão nervosas, o que atrapalha na compreensão da mensagem que está sendo passada. Sendo assim, garanta que sua apresentação está numa velocidade boa, fale devagar, mas de forma animada e firme.
Utilize pausas, ou varie o tom de voz para enfatizar os pontos importantes da sua apresentação. Se quiser, pode dar um efeito dramático a sua fala, frisando os pontos principais de forma mais lenta e pausada.
Quem não está acostumado, tende a ficar nervoso e inseguro antes de uma apresentação. Para amenizar os sintomas do nervosismo, faça exercícios de respiração, vista-se com algo que faça você se sentir bem e finja estar natural e tranquilo. Ao fingir que está tudo bem, você acaba se acostumando com a ocasião. Sorria, se movimente durante a apresentação e tente esquecer o nervosismo.
10. Escolha alguns pontos focais na sala
Enquanto estiver apresentando, escolha três pontos focais na sala, de preferência um em cada canto, e um central. Durante a apresentação reveze o olhar nestes três pontos. Dessa forma, você atinge toda a extensão da sala, e não parece que está apresentando para uma pessoa só.
Com essas dicas, com certeza você vai detonar na sua próxima apresentação de PowerPoint! Encontre mais dicas como essas no Blog Vai de Bolsa.
