Gestão do Tempo: O que é, Como fazer e Principais Ferramentas

Hoje fazer a gestão do tempo é mais que essencial. A era digital nos remete a um volume muito grande de informação, útil e inútil. Definir as prioridades e as tarefas importantes no seu dia é fundamental. 

O tempo é um recurso valioso e insubstituível. Por isso, é tão importante saber usá-lo.

Para ajudar você nessa tarefa, separamos algumas técnicas e ferramentas de gestão de tempo. Você escolhe a que mais gosta e aplica no seu trabalho e no seu dia a dia. Vamos conferir!

Leia mais: Gestão de tempo e outras dicas para aproveitar a sua faculdade a distância.

Como fazer gestão do tempo

A partir de agora, você vai conferir como fazer gestão do tempo, baseado nas principais referências sobre o assunto.

Assim, todos os conceitos podem ser usados em diferentes áreas da sua vida, de forma individual ou até mesmo nas atividades em equipe do trabalho, colégio ou faculdade.

1. Priorizes suas atividades – Christian Barbosa

A ideia é priorizar as tarefas de acordo com seu grau: urgente, circunstancial e importante.

Dessa forma, as tarefas urgentes são aquelas que precisam ser feitas no exato momento.

Enquanto, as tarefas circunstanciais são aquelas que você faz por conta da situação, de outras pessoas ou por simplesmente estar habituado. Elas não adicionam valor algum e apenas desperdiçam o seu tempo de vida.

E por fim, as tarefas importantes devem fazer sentido para os quatro corpos:

1. Físico: fazer exercícios físicos e cuidar da saúde;
2. Mental: estudar, ler e engajar-se no projeto dos seus sonhos;
3. Emocional: passar mais tempo com as pessoas que ama;
4. Espiritual: meditar e orar.

Portanto, as tarefas importantes são aquelas que te conectam com aquilo que você realmente quer fazer.

2. Matriz GUT

A matriz GUT ajuda na definição das prioridades com base em três elementos: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), criada por Charles H. Kepner e. Benjamin B. Tregoe.

Para utilizar esse método, utilize uma planilha de Excel ou do Google Drive e crie cinco colunas:

1. Na primeira coluna: liste as tarefas a serem realizadas; 
2. Na segunda: atribua a “Gravidade” à tarefa com notas de 1 a 5, sendo que 5 refere-se a extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;
3. A terceira: momento de atribuir “Urgência” à tarefa com pesos de 1 a 5, sendo que 5, atenção imediata; 4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;
4. A quarta: você define qual a “Tendência”, ou seja, as consequências de tal tarefa ser ignorada. use notas de 1 a 5, na qual 5 corresponde a vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará.
5. E por último, na quinta coluna, faça os cálculos. Multiplique os valores das colunas anteriores a fim de encontrar os pesos para cada tarefa.

Por fim, com esses dados em mãos você pode partir para a execução das tarefas de maior peso. 

4. Método Scrum – Jeff Sutherland

Aqui, a ideia parte da premissa de criar intervalos regulares, verificar se o time está no caminho certo e só assim avançar. As estratégias são associadas ao jogo de Rugby. 

Para isso, você deve realizar um ciclo de inspeção com base nos seguintes questionamentos: 

• Estamos na direção correta?
• É exatamente o que o cliente quer?
• O que podemos melhorar?

Nesse sentido, ciclo de inspeção está aliado ao termo ágil. De modo que a junção entre Ágil e o ciclo de inspeção dê origem ao termo sprint ou time box.

O termo time box é utilizado porque o tempo para cada atividade é bem definido. Não se faz um sprint de uma semana e depois outro de três semanas.

Portanto, todos devem ter a mesma duração, que pode variar de duas a quatro semanas.

Sendo assim, para cada sprint, a equipe determina a quantidade de trabalho que vai conseguir entregar. O time elege as tarefas de uma lista priorizada. Isto é, projetos grandes são divididos em pequenos ciclos de execução.

A consequência do método Scrum, quando devidamente aplicado, é um aumento de 400% a 800% na produtividade da equipe.

3. A técnica Pomodoro – Francesco Cirillo

A técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo, propõe que a pessoa trabalhe com foco total em curtos períodos de tempo, com intervalos. Para isso, faz uso do cronômetro que vai determinar o tempo para a pausa. Em geral são 25 minutos, tempo necessário para que o indivíduo mantenha-se focado.

Assim, entre uma atividade ou outra é aconselhável dar um intervalo de 5 minutos e no máximo quatro ciclos.

4. Método Como fazer as coisas (GTD)

A metodologia GTD faz de 5 etapas a usar o tempo de maneira mais eficiente. São elas:

1. Capturar: Você deve fazer uma lista com todas as tarefas a serem executadas, e essa primeira lista será chamada de caixa de entrada;
2. Esclarecer: Dentre as tarefas listadas decida qual precisa agir e qual não precisa fazer naquele momento;
3. Organizar: organize as tarefas e os projetos ou contexto fazem parte;
4. Revisar: recomenda-se fazer uma revisão periódica, de preferência diária ou 1x por semana;
5. Executar: agora é o momento de executar.

5. Regra dos 5 minutos

Utilizada para gerar motivação! Você define qual atividade pode ser concluída em 5 minutos, executa e se sente motivado para fazer outras tarefas que despendem maior tempo. 

6. Gamificação

A Gamificação utiliza o método de recompensas para cada tarefa concluída, como se fosse um jogo.

Então, aqui você mesmo cria os desafios de maneira tal que desenvolva suas habilidades para solucionar problemas. É uma forma de trazer motivação e ajudar na gestão do seu tempo. 

Atualmente, você pode contar com a ajuda de aplicativos, sites e até consultorias especializadas. Podemos citar, o aplicativo Habitica. O jogo atribui recompensas ao seu avatar a cada tarefa concluída. 

Do mesmo modo, seria legal se as empresas adotassem esse método na qual as recompensas fossem ingressos para cinema, teatro ou mesmo um cafezinho no bar do prédio da empresa.

Dessa forma, os funcionários têm um motivo para fazer melhor sua gestão do tempo. Seria o máximo!

Ferramentas de Gestão de Tempo

É comum associarmos os aplicativos de celular ou as horas passadas na internet como perda de tempo. Porém, a tecnologia pode ser uma aliada como estratégia de produtividade.

Abaixo, três dicas de ferramentas que você pode usar para administrar melhor a rotina.

1. Trello

O aplicativo Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, que permite o controle das tarefas por colaborador. Ou seja, baseia no sistema Kanban, utiliza quadro e cartões para descrever as atividades  e podem ser deslocados à medida que forem concluídos.  

Para quem não sabe, o Kanban é um método organizacional que utiliza cartões (ou post-its) distribuídos de forma que possibilita melhor visualização das tarefas. Com isso, há um ganho de produtividade além de otimizar muito a gestão do trabalho. 

2. Rescue Time

Aqui o objetivo é controlar o tempo. Os relatórios do Rescue Time apresenta o tempo gasto em determinado site ou rede sociais.

Com isso, você pode administrar melhor seu tempo com atividades que realmente importam. 

Além disso, o aplicativo permite bloquear alguns sites, pode baixar no computador ou celular e ainda, ser usado como Plugin. 

3. MylifeOrganized

Aqui usa o modelo tradicional de listar as atividades e fazer os checklists. De maneira bastante visual e de fácil uso. As tarefas podem ser divididas em subtarefas e acrescentar as dependências para que uma ou outra seja realizada.

Além disso, ele permite ainda que receba lembretes ao chegar em locais. Por exemplo, se você for ao mercado, o aplicativo pode te enviar a lista de compras a ser feita. Aí você não corre o risco de esquecer algo. Não é o máximo?

Contudo, há outras funcionalidades da ferramenta, vale a pena pesquisar mais sobre ela.

Leia mais: 8 aplicativos que todo estudante deve conhecer

Gostou de saber sobre como fazer a gestão do tempo? 

Agora que você já conhece algumas técnicas e ferramentas de gestão do tempo, escolha uma delas e aplique-a no seu dia a dia.

Dessa forma, você perceberá o quanto de coisas podem ser feitas em um período de tempo. As tarefas são melhor executadas e a satisfação ao final do dia será maior.

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